Hangi tekne evrakları dijital tutulabilir?
Resmî belgeler kadar servis ve teknik belgeler de teknenin geçmişi için değerlidir. Dosya adı yerine anlaşılır bir evrak adı ve kategori kullanmak arşivi sürdürülebilir hale getirir.
- Ruhsat ve resmî belgeler
- Sigorta kayıtları
- Bakım ve servis formları
- Fatura ve garanti belgeleri
- Teknik projeler ve elektrik şemaları
- Sertifika ve kontrol raporları
Dosya adı ile evrak adı aynı şey değildir
Telefon veya mesajlaşma uygulamasından gelen dosyalar anlamsız adlara sahip olabilir. Kullanıcıya görünen evrak adı ‘Elektrik Projesi’ gibi açıklayıcı olmalı; fiziksel dosya adı ise sistemde teknik bilgi olarak kalmalıdır.
Bu ayrım sayesinde dosya yeniden adlandırılmadan arşiv düzenlenebilir.
Müşteri ve tekne ayrımı
Bir yazılımda dosyaların yalnızca klasör adıyla değil, hesap ve tekne kimliğiyle ayrılması gerekir. Kullanıcı yalnızca kendi hesabına bağlı dosyaları görmelidir.
Satış ilanı için seçilen fotoğraflar herkese açık olabilir; özel ruhsat, teknik proje ve diğer evraklar ortak markette gösterilmemelidir.
Büyük PDF ve teknik projeler
Elektrik projesi veya teknik çizim gibi PDF dosyaları normal belgelere göre daha büyük olabilir. Büyük yüklemelerin parçalara ayrılarak aktarılması, bağlantı kesintilerinde yüklemenin daha güvenilir tamamlanmasına yardımcı olur.
YatDosyam tek evrak için 150 MB sınır ve hesap başına belirlenen belge alanını kullanır. Dosya yüklendikten sonra belge kasasından görüntülenebilir.